Que CRM usar numa clínica dentária em Portugal, e quem faz a implementação?
Uma clínica dentária precisa de um CRM para a fase comercial e de um software clínico para a fase clínica, e os dois têm de falar um com o outro. A Inubia, marca do grupo Brasfone e Parceiro Oficial Platinum do Pipedrive, implementa o Pipedrive ao processo real de cada clínica e liga-o ao software clínico.
Quantos orçamentos de implantes ou de ortodontia saíram da sua clínica no mês passado, e quantos tiveram uma segunda chamada? Se a resposta depende da memória de quem está na recepção, o problema não está nas marcações. Está entre o orçamento entregue e a decisão do paciente.
O CRM recebe a lead, marca a primeira consulta, acompanha o orçamento e faz o seguimento até ao sim ou ao não. O software clínico trata da ficha, da agenda e do tratamento. Com a Tactis, que faz o Novigest, a Inubia prepara uma demo conjunta para a Expodentária 2026, de 19 a 21 de Novembro.
Antes de ser paciente
- Lead do Instagram, WhatsApp, telefone ou site, com origem registada
- Primeira consulta marcada, com responsável
- Orçamento entregue, com tarefa de seguimento criada pelo sistema
- Seguimento até ao sim ou ao não
Depois de ser paciente
- Ficha do paciente
- Agenda clínica
- Plano de tratamento
- Cada dado nasce num só sítio
O que faz um CRM numa clínica dentária que o software clínico não faz?
Um CRM numa clínica dentária é o sistema que acompanha cada pessoa desde o primeiro contacto até aceitar ou recusar um tratamento. O software clínico começa a trabalhar quando a pessoa já é paciente. O CRM trabalha antes disso, na fase em que ela ainda está a decidir.
- Recebe a lead do Instagram, do WhatsApp, do telefone ou do formulário do site, regista de onde veio e atribui-lhe um responsável
- Cria a tarefa de seguimento no momento em que o orçamento é entregue, por isso a segunda chamada deixa de depender de alguém se lembrar
- Mostra à direcção quantos orçamentos estão abertos, de que tratamentos, e há quanto tempo
O software clínico não foi desenhado para isto. Guarda a ficha, a agenda e o plano de tratamento de quem já é paciente, e fá-lo bem. Pedir-lhe que faça seguimento comercial é pedir à recepção que o faça de cabeça, com uma lista ao lado.
Onde é que uma clínica dentária perde pacientes antes de os ter?
Perde-os antes da cadeira, em três momentos em que ninguém tem a tarefa de agir. Repetem-se de clínica para clínica, com uma unidade ou com dez.
A lead que entra à hora de almoço
Uma pessoa pede informação sobre facetas pelo Instagram às 13h12. A recepção está a atender. Às 18h a mensagem ainda está lá, e a pessoa já marcou noutra clínica. Sem um sistema que registe a lead e crie a tarefa, o primeiro contacto depende de quem viu a mensagem primeiro.
O orçamento que sai e não volta
O orçamento de um implante é entregue na consulta, o paciente diz que vai pensar, e a clínica fica à espera. Duas semanas depois ninguém sabe se ele decidiu, se foi à concorrência ou se só precisava de uma conversa sobre pagamento em prestações. O valor desse orçamento está numa gaveta e não está no mapa de ninguém.
A recepção a escrever o mesmo três vezes
A mesma pessoa é registada no formulário do site, numa folha de cálculo da recepção e, se fechar, no software clínico. Três registos, feitos por três pessoas, com três grafias do nome. Cada reescrita é um erro possível e meia hora que não foi gasta ao telefone com quem ainda está a decidir.
Nenhum dos três se resolve com mais anúncios.
Como funciona a implementação do Pipedrive numa clínica dentária?
Faz-se em três passos, e o primeiro não toca no software.
Desenhar o processo
Por onde entram as leads, quem atende, em que momento se marca a primeira consulta, quando se entrega o orçamento e quem faz o seguimento. Sai daqui uma página com as etapas do funil e o dono de cada uma.
Configurar o Pipedrive
Um funil por tipo de tratamento quando os prazos de decisão diferem, só os campos que a recepção vai mesmo preencher, a origem de cada lead registada pelo sistema, e as tarefas de seguimento criadas pelo CRM. O site, o WhatsApp, o Instagram e as chamadas ligam-se ao Pipedrive.
Formar a equipa
Com os casos reais da clínica, e fica-se até a recepção e a direcção trabalharem sem ajuda. No dia seguinte, a lead tem dono, o orçamento tem prazo, e a direcção vê o funil sem pedir uma folha a ninguém.
Como se liga o Pipedrive ao software clínico Novigest?
A ligação assenta numa fronteira clara: o CRM é dono da fase comercial e o software clínico é dono da fase clínica. Cada dado nasce num só sítio. O objectivo da ligação é que a recepção não volte a escrever no software clínico o que já registou no CRM quando a lead entrou.
A Tactis é parceira da Inubia, marca do grupo Brasfone. As duas empresas preparam uma demo conjunta do Pipedrive com o Novigest para a Expodentária 2026. O que a ligação faz em concreto, com uma lead, uma primeira consulta e um orçamento aceite, mostra-se nessa demo, em vez de se prometer numa página.
Se a sua clínica usa outro software clínico, a conversa começa pela mesma pergunta: onde acaba a fase comercial e onde começa a clínica. É nessa linha que se decide o que ligar, e o que é possível diz-se depois de ver o software, nunca antes.
Que resultados teve uma clínica dentária com o Pipedrive?
A Clínica Caniço, em Braga, é o caso dentário que a Inubia, marca do grupo Brasfone, mostra com números. Com o Pipedrive, o ManyChat e o CloudTalk integrados, nos primeiros 6 meses:
Leads com origem rastreada
O número a ler primeiro. Saber de onde vem cada lead é o que permite decidir onde pôr o orçamento de marketing no mês seguinte.
Contactos activos
Um contacto com dono e com tarefa é um contacto que recebe a segunda chamada.
Facturação
Nos primeiros 6 meses, no contexto da Clínica Caniço. Nenhum número é uma promessa para a sua clínica: o que se repete é o mecanismo, e o resultado mede-se no CRM, mês a mês.
O caso completo está na página da Clínica Caniço.
Onde encontrar a Inubia na Expodentária 2026?
A Inubia, marca do grupo Brasfone, está na Expodentária 2026, de 19 a 21 de Novembro, com stand ao lado do da Tactis. Durante a feira, as duas empresas mostram a demo conjunta do Pipedrive com o Novigest, com uma lead, uma primeira consulta e um orçamento, do princípio ao fim.
Se vai à feira, leve uma pergunta concreta: quantos orçamentos a sua clínica tem em aberto neste momento, e quem os está a seguir. Se não souber a resposta de cabeça, é a conversa certa para ter no stand. Demora o tempo de um café.
Se não vai à feira, a mesma conversa faz-se antes ou depois, por marcação.
O que as clínicas nos perguntam primeiro
O Pipedrive substitui o software clínico da minha clínica?
Não. O Pipedrive trata da fase comercial: lead, primeira consulta, orçamento, seguimento. A ficha do paciente, a agenda clínica e o plano de tratamento ficam no software clínico. A ligação entre os dois existe para que a recepção não escreva a mesma informação duas vezes, e não para que um substitua o outro.
A minha clínica tem várias unidades. Precisa de vários CRM?
Precisa de um. No Pipedrive, cada unidade vê o seu funil e a direcção vê todos, com filtros por unidade, por tipo de tratamento e por canal de origem. O que se decide na implementação é se as unidades partilham o mesmo processo comercial ou se alguma tem etapas próprias, e isso define-se na página do processo antes de configurar.
Quem na clínica vai usar o CRM?
A recepção, para registar leads e marcar primeiras consultas. Quem coordena tratamentos, para entregar orçamentos e fazer o seguimento. A direcção, para ver o funil e os relatórios. Os médicos continuam no software clínico; o CRM não lhes pede nada.
O CRM ajuda a reduzir as faltas às consultas?
Ajuda na parte que depende de seguimento. A primeira consulta marcada a partir de uma lead fica com uma tarefa de confirmação no CRM, e quem falta não desaparece: fica com uma tarefa de remarcação e com um responsável. A gestão da agenda clínica continua no software clínico.
Uso outro software clínico que não o Novigest. Faz sentido falar?
Sim. A conversa começa sempre na mesma fronteira: onde acaba a fase comercial e onde começa a fase clínica. O que é possível ligar diz-se depois de ver o software que a clínica usa, e há clínicas em que a resposta certa é não ligar nada no primeiro mês.
Saiba se a sua clínica precisa de um CRM antes de precisar de mais marketing
O passo é uma conversa com o processo em cima da mesa. Na Expodentária, faz-se no stand, ao lado do da Tactis.
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