Tem a proposta de licenças do Pipedrive numa mão e, na outra, um orçamento de implementação que não estava no plano. A pergunta que se faz nesse momento é legítima: se a ferramenta se abre no browser e se configura com cliques, porque havia de pagar a alguém para o fazer?
A resposta curta: depende de três coisas. Quantas pessoas vão usar o CRM todos os dias, quantos processos diferentes a sua venda tem, e se existe alguém na empresa com tempo para desenhar esse processo antes de tocar no software. Uma equipa pequena, com um funil, sem integrações e com uma pessoa que gosta de ferramentas, configura o Pipedrive sozinha e fá-lo bem. Várias equipas, integrações com comunicações, facturação ou site, dados a migrar de um sistema antigo, ou uma primeira tentativa que ficou a meio: aí um parceiro poupa meses. A um parceiro paga-se o desenho do processo antes da configuração e a adopção depois dela; a configuração em si é a parte pequena. Se a sua empresa tem essas duas coisas resolvidas, não precisa de ninguém. Se não tem, o software sozinho não as resolve, por muito bem que esteja configurado.
O que é preciso para configurar o Pipedrive sozinho?
Configurar o Pipedrive sozinho é traduzir o seu processo comercial em etapas, campos, actividades e automatizações dentro da ferramenta. O trabalho técnico é pequeno; o trabalho de decisão é o grande. Antes de criar o primeiro funil, alguém tem de responder a perguntas que raramente estão escritas: em que momento uma lead passa a oportunidade, o que tem de acontecer para um negócio mudar de etapa, quem é o dono de cada contacto, que informação a direcção quer ver à sexta-feira. Depois vem a parte prática: criar o funil, definir os campos que a equipa vai preencher e cortar os que não vai, importar os contactos da folha de cálculo que usa hoje, ligar o email e o calendário de cada comercial, e escrever as primeiras automatizações, como criar uma actividade de seguimento sempre que um negócio entra. A conta de teste do Pipedrive e a documentação oficial chegam para isto. O que não chega é fazê-lo nas horas vagas, sem ninguém a decidir.
Quando compensa configurar o Pipedrive sozinho?
Compensa configurar sozinho quando a empresa cabe numa frase: uma equipa pequena, um só processo de venda, poucos ou nenhuns sistemas a ligar, e uma pessoa com tempo reservado para o fazer. Nesses casos, pagar a um parceiro é pagar por complexidade que não existe, e um parceiro honesto diz-lho na primeira conversa. O sinal mais fiável é a folha de cálculo que tem hoje. Se está limpa, com colunas consistentes e sem duplicados, a importação é uma tarefa de uma tarde. Se a venda tem as mesmas etapas para todos os clientes e ninguém precisa de ligar o CRM à facturação, ao site ou ao WhatsApp, o funil desenha-se numa reunião interna. Escreva o processo numa página antes de abrir a ferramenta, e resista a copiar o funil de exemplo: as etapas do template descrevem uma empresa que não é a sua. Quem configura tem de ser quem vai usar o CRM todos os dias, senão a configuração fica bonita e o funil fica vazio.
Se reconhece a sua empresa nesta descrição, não leia mais: vá configurar. O resto deste artigo é para quem hesita.
Quando compensa contratar um parceiro para implementar o Pipedrive?
Compensa contratar um parceiro quando o CRM vai ter de fazer mais do que guardar negócios num funil: quando há várias equipas ou vários funis, quando os dados vêm de um sistema antigo e precisam de limpeza, quando o Pipedrive tem de falar com as comunicações, o WhatsApp, a facturação ou o site, e quando a direcção precisa de relatórios em que confie para decidir. Há um quinto sinal, o mais comum de todos: já tentou sozinho, o Pipedrive está pago há meses e a equipa continua a trabalhar fora dele. Nesses casos o problema raramente é técnico: ninguém teve tempo de decidir o processo, e cada dúvida parou a implementação uma semana. Um parceiro traz essas decisões para uma reunião com data, em vez de as deixar para as horas vagas. O que se compra não são cliques. É alguém que já viu o mesmo problema noutras empresas, reconhece o seu caso à primeira e sabe o que vai correr mal antes de correr.
O que faz um parceiro que a própria equipa não consegue fazer?
Um parceiro de implementação desenha o processo antes de tocar no software, configura a ferramenta a esse processo e fica até a equipa a usar sem ajuda. A Inubia, marca do grupo Brasfone e Parceiro Oficial Platinum do Pipedrive, trabalha assim com PME em Portugal e Espanha. A diferença não está em botões a que você não tem acesso: o Pipedrive é o mesmo para todos. Está em três coisas que uma equipa interna raramente consegue fazer a si própria. Primeiro, fazer as perguntas incómodas sobre o processo, porque quem está dentro assume que ele é óbvio. Segundo, dizer não a campos, etapas e automatizações que parecem úteis e vão morrer por falta de uso. Terceiro, a formação a sério: ver o comercial a trabalhar no CRM, corrigir no momento, voltar passados uns dias. Quando isto falta, o CRM fica configurado e vazio. Um parceiro que só configura e desaparece não resolve o seu problema; resolve o dele.
Quanto tempo demora implementar o Pipedrive sozinho e com parceiro?
Não existe um prazo universal, e desconfie de quem lhe dá um sem conhecer o seu processo. O que existe é um padrão. Sozinho, a implementação demora o tempo que a pessoa encarregada consegue roubar ao trabalho que já tinha: nunca é prioridade, cada dúvida fica à espera, e o funil de exemplo vai ficando. Com parceiro, o tempo é o das reuniões de desenho mais a configuração e a formação, num calendário com datas. O caso da Beauty Box, empresa de beleza e estética, mostra a diferença na prática: passou mais de 6 meses a tentar implementar o Pipedrive sozinha; com a Inubia, marca do grupo Brasfone, o Pipedrive ficou operacional em menos de 4 semanas. Não porque as semanas de um parceiro sejam mais compridas, mas porque o processo foi decidido antes da configuração, em vez de ficar à espera de uma tarde livre. O tempo perdido antes é o custo real de fazer sozinho sem tempo para o fazer.
Quais são os erros mais comuns de quem implementa o Pipedrive sozinho?
Os erros mais comuns são copiar o funil de exemplo, criar campos a mais, confundir etapas com tarefas, importar a folha suja, automatizar antes de decidir e não ter ninguém como dono do CRM. Repetem-se de empresa para empresa, e nenhum deles é técnico.
- Usar o funil de exemplo. As etapas do template descrevem uma venda genérica. A sua tem momentos próprios: a visita, a proposta assinada, a aprovação do crédito, a primeira consulta. Se as etapas não são as suas, a equipa não sabe onde pôr o negócio e deixa de o mover.
- Criar campos para tudo. Cada campo é uma pergunta que o comercial tem de responder em cada negócio. Vinte campos obrigatórios são vinte razões para não registar.
- Confundir etapas com tarefas. “Enviar proposta” é uma actividade com prazo; “Proposta enviada” é uma etapa do funil. Quando se misturam, o funil vira lista de afazeres e deixa de mostrar onde está o dinheiro.
- Importar a folha tal como está. Duplicados, telefones em três formatos, empresas escritas de quatro maneiras. Tudo o que estava sujo no Excel fica sujo no CRM, agora com mais utilizadores a tropeçar nele.
- Automatizar antes de decidir. Uma automatização executa uma regra. Se a regra ainda não existe na cabeça de ninguém, a automatização cria tarefas que ninguém pediu e a equipa aprende a ignorá-las.
- Ninguém é dono. O CRM foi configurado por quem tinha tempo naquela semana. Passado um mês, essa pessoa voltou ao trabalho dela e as dúvidas ficam sem resposta.
Nenhum destes erros exige um parceiro para ser evitado. Exige tempo e alguém a decidir. O parceiro é a forma de comprar essas duas coisas quando a empresa não as tem.
Como decidir entre fazer sozinho e contratar um parceiro?
Faça um teste que custa uma tarde. Sente-se com quem vende e escreva, numa página, as etapas pelas quais um negócio passa desde o primeiro contacto até à factura, o que tem de acontecer para passar de cada etapa à seguinte, e que sistemas tocam nesse caminho: site, telefone, WhatsApp, facturação, agenda.
Se a página ficou escrita em duas horas, com uma sequência de etapas e sem sistemas a ligar, tem o processo. Configure sozinho, com essa página ao lado. Um artigo sobre o que muda quando se passa do Excel para um CRM ajuda a decidir o que vale a pena registar.
Se a tarde acabou em discussão sobre o que é uma lead qualificada, se descobriu três funis onde julgava haver um, ou se a lista de sistemas a ligar tem mais de um nome, o problema está no processo e não no software, e é isso que um parceiro resolve primeiro. Pode ver como a Inubia implementa o Pipedrive e como trabalha, da consultoria à continuidade, antes de falar com alguém.
Uma nota sobre o custo, porque é a pergunta que ninguém faz em voz alta. Uma implementação com parceiro tem um preço que as licenças sozinhas não têm. Se esse valor não cabe no orçamento deste ano, é melhor fazer bem sozinho, com o processo escrito e uma pessoa dona do CRM, do que contratar a meio e ficar sem formação nem acompanhamento. Pior do que escolher mal entre as duas opções é pagar licenças durante meses para um CRM que ninguém usa.
Já tentou sozinho e não resultou: o que fazer agora?
Não apague nada. O que foi feito diz muito sobre o processo real: os campos que a equipa preencheu são os que importam, os que ficaram vazios eram desnecessários, e os negócios parados na mesma etapa há semanas mostram onde a venda emperra. A Beauty Box chegou à Inubia nesse ponto, com o CRM pago e sem adopção, e foi a partir daí que se desenhou o processo certo.
O passo seguinte depende da sua resposta ao teste da tarde. Se tem o processo numa página, volte ao Pipedrive com ela ao lado e comece pelo funil, não pelos campos. Se não tem, o passo é uma conversa com o processo em cima da mesa: consultoria gratuita de 30 min: Pipedrive à medida, pela Inubia. Sai de lá a saber se precisa de nós ou não. As duas respostas são boas.
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*Inubia, marca do grupo Brasfone. Consultoria de CRM, automação comercial e Revenue Operations para PME. Parceiro Oficial Platinum do Pipedrive, com sede em Faro.*
Perguntas frequentes
Posso começar a configurar o Pipedrive sozinho e chamar um parceiro mais tarde?
Sim, e o que já fez não se perde. Os campos que a equipa preencheu, os que ficaram vazios e os negócios parados na mesma etapa dizem ao parceiro como é o processo real. O que se refaz é o desenho do funil e das automatizações, não a conta.
Preciso de um parceiro para comprar licenças do Pipedrive?
Não. As licenças compram-se directamente ao Pipedrive. O que um parceiro vende é o desenho do processo, a configuração à medida desse processo e a formação da equipa. São coisas separadas, e a primeira não obriga à segunda.
O que devo ter pronto antes de falar com um parceiro Pipedrive?
Quatro coisas: o processo de venda escrito numa página, mesmo que incompleto; a folha de contactos que usa hoje; a lista de sistemas que o CRM vai ter de tocar (site, telefone, WhatsApp, facturação); e a pessoa que vai ser dona do CRM depois de o parceiro sair.
Que sinais mostram que a implementação sozinho está a falhar?
O Pipedrive está pago há meses e a equipa continua a trabalhar em folhas de cálculo ou no email; o funil ainda tem as etapas do exemplo; os relatórios para a direcção fazem-se fora do CRM; e ninguém sabe dizer quem é o dono da ferramenta.