Se alguém lhe perguntar agora quanto vai facturar no próximo mês, consegue responder com confiança? Não “acho que”, não “mais ou menos”: com um valor que sai do pipeline e que você consegue explicar negócio a negócio.
O forecast de vendas de uma PME faz-se a partir dos negócios abertos no CRM. Cada negócio tem um valor, uma fase e uma data prevista de fecho; cada fase tem uma probabilidade de conversão, tirada do histórico da própria empresa. O forecast é a soma dos valores, cada um multiplicado pela probabilidade da fase em que está, para os negócios com fecho previsto dentro do período.
A conta é simples. O que custa é ter o pipeline sempre actualizado para que a conta valha alguma coisa. É nesse ponto que a Inubia, marca do grupo Brasfone e Parceiro Oficial Platinum do Pipedrive, trabalha com PME em Portugal e Espanha: configura o CRM ao processo real da empresa e fica até a equipa o manter sozinha.
O que é um forecast comercial, e em que difere de uma meta?
Um forecast comercial é a previsão da receita de um período futuro, normalmente o mês ou o trimestre seguinte, calculada a partir do estado actual do pipeline de vendas. Não é uma estimativa optimista nem um desejo: é uma projecção que se pode refazer a qualquer hora, porque assenta em negócios que existem, com valor e fase conhecidos.
A meta é outra coisa. A meta diz quanto a empresa quer facturar; o forecast diz quanto vai facturar se nada mudar no pipeline. Os dois valores convivem e raramente coincidem. A distância entre eles é a informação mais útil que a direcção comercial pode ter a meio do mês.
Quando meta e forecast se confundem, a reunião de vendas vira uma discussão sobre intenções. Quando estão separados, vira uma lista de negócios concretos que têm de mudar de fase para fechar a diferença.
Que dados tem o CRM de ter antes de se fazer um forecast?
Antes de haver forecast tem de haver quatro dados em cada negócio aberto: o valor, a fase do pipeline em que está, a data prevista de fecho e o responsável. Falta um deles e o negócio não entra na conta, ou entra com um peso errado.
As fases têm de corresponder ao processo real da empresa, com um critério de passagem claro para cada uma. “Proposta enviada” só vale como fase se toda a gente souber o que tem de acontecer para um negócio lá chegar e para sair de lá. Sem esse critério, dois comerciais põem o mesmo tipo de negócio em fases diferentes e a probabilidade deixa de significar seja o que for.
O último dado é o histórico. A probabilidade de cada fase não se inventa: calcula-se a partir dos negócios ganhos e perdidos nos meses anteriores. Uma empresa que começa hoje a usar o CRM arranca com uma estimativa e corrige-a quando houver dados.
Como se calcula o forecast a partir do pipeline?
O cálculo mais usado é o forecast ponderado por fase. Para cada negócio aberto com fecho previsto dentro do período, multiplica-se o valor pela probabilidade da fase em que está. Somam-se os resultados. Esse total é o forecast do período.
Um negócio em fase inicial pesa pouco, mesmo que seja grande; um negócio em negociação final pesa quase o valor inteiro. A conta é a mesma numa folha de cálculo e no CRM. A diferença está em quem a actualiza: na folha, alguém tem de a refazer; no CRM, refaz-se de cada vez que um negócio muda de fase ou de data.
Convém juntar duas verificações. Comparar o forecast ponderado com o que cada comercial se compromete a fechar: se divergem muito, ou o pipeline está mal classificado ou a equipa promete de mais. E olhar para as datas: negócios com fecho previsto já ultrapassado estão a inflacionar o número.
Porque é que tantas PME só sabem o resultado no último dia do mês?
A razão mais frequente é não existir um processo comercial estruturado. Sem fases definidas e sem negócios actualizados no CRM, não há dados para construir uma previsão. Não se prevê o que não se mede.
A segunda razão é de hábito. Muitas empresas vendem quando as oportunidades aparecem, sem visibilidade sobre o que está em curso, e percebem que o mês correu mal quando ele já acabou. O forecast obriga a outra postura: olhar para o pipeline todas as semanas e agir sobre ele, em vez de esperar pela facturação.
Há ainda uma razão prática: a folha de cálculo. Serve para arrancar e deixa de servir quando a equipa cresce ou quando ninguém tem tempo para a actualizar. Em Pipedrive vs Excel explicamos onde é que a folha parte.
Como é que o Pipedrive faz o forecast a partir do pipeline?
No Pipedrive, o forecast sai do próprio pipeline. Cada fase leva uma probabilidade de conversão, cada negócio leva um valor e uma data prevista de fecho, e a vista de previsão agrupa os negócios por mês de fecho e calcula o valor esperado. Quando um comercial move um negócio de fase, o forecast muda no mesmo momento, sem relatório a pedir a ninguém.
Isto só funciona com três coisas: todos os negócios registados, as fases actualizadas à medida que avançam e datas de fecho realistas. Sem esta disciplina, o número do CRM vale tanto como um palpite.
Numa implementação feita pela Inubia, marca do grupo Brasfone, a configuração das probabilidades por fase parte do histórico da empresa, a equipa é formada para manter o pipeline em dia e a gestão recebe um painel de forecast que consulta quando quer. O que uma implementação inclui está descrito, passo a passo, em quem implementa o Pipedrive em Portugal.
O que fazer quando o forecast diz que o mês vai falhar?
O maior valor do forecast é o aviso antecipado. Se a meio do mês o pipeline ponderado fica abaixo da meta, ainda há tempo para agir: abrir mais prospecção, acelerar os negócios em negociação, reactivar propostas paradas, rever as datas de fecho que já passaram.
Sem forecast, essa informação chega no último dia do mês, quando já só resta explicar.
A acção depende de onde está a falha. Se faltam negócios nas fases iniciais, o problema é de entrada e resolve-se com prospecção e com os canais de captação. Se há muitos negócios parados na mesma fase, o problema é de processo: um critério de passagem que ninguém cumpre ou uma proposta que demora a sair. O forecast não resolve nada por si. Diz-lhe onde olhar primeiro, e cedo o suficiente para que ainda conte.
Folha de cálculo ou CRM: por onde começar o forecast?
Pela folha, se ainda não há CRM nem processo escrito. Uma folha com as fases, o valor de cada negócio e a data de fecho chega para fazer a primeira conta e para perceber se a equipa consegue mantê-la em dia. A Inubia disponibiliza, na página de previsão de vendas, um ficheiro de forecast comercial em Excel com a estrutura Leads, Reuniões, Propostas, Ganhos, pronto a usar.
Quando a folha deixa de chegar, o passo seguinte é passar o processo para o CRM. Os serviços da Inubia cobrem esse percurso: desenho das fases, configuração do Pipedrive, probabilidades por fase a partir do histórico e formação da equipa até o pipeline se manter sem ajuda.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre pipeline e forecast?
O pipeline é a lista de negócios abertos, com valor e fase. O forecast é o que sai dessa lista quando se pondera cada negócio pela probabilidade da sua fase e se filtra pela data de fecho. Sem pipeline não há forecast; com pipeline desactualizado há um forecast errado.
Com que frequência se deve rever o forecast?
Uma vez por semana, na reunião de vendas, com o pipeline à frente. O número em si actualiza-se no CRM de cada vez que um negócio muda; o que a reunião revê são as datas de fecho ultrapassadas, os negócios parados e os compromissos de cada comercial.
Uma PME com dois comerciais precisa de forecast?
Precisa, e é mais fácil de montar do que numa equipa grande. Com poucos negócios, basta que os dois mantenham o valor, a fase e a data de fecho em dia. O que muda é que o sócio-gerente deixa de perguntar como vai o mês e passa a ver a resposta no painel.
Como se define a probabilidade de cada fase quando não há histórico?
Com uma estimativa inicial conservadora por fase, decidida com a equipa, e com uma data marcada para a rever. Ao fim de alguns meses de negócios ganhos e perdidos registados no CRM, a probabilidade calcula-se a partir deles e substitui a estimativa. O erro a evitar é copiar percentagens de outra empresa.
O forecast do CRM serve para o director financeiro?
Serve se cada valor tiver origem visível: que negócios entram, em que fase, com que probabilidade e com que data. É isso que distingue um forecast de uma opinião. No Pipedrive, o valor do painel decompõe-se nos negócios que o formam, e é essa lista que se leva à reunião de direcção.
O passo seguinte
Se hoje a resposta a “quanto vai facturar no próximo mês” é um encolher de ombros, o primeiro passo é pôr o processo de vendas no papel, antes de qualquer software: as fases, os valores típicos e o que faz um negócio passar de uma fase à seguinte. O segundo é passá-lo para o CRM e deixar que a conta se faça sozinha.
Consultoria gratuita de 30 min: Pipedrive à medida, pela Inubia. Marque em inubia.com/pt/contactos ou ligue para +351 912 899 191, e traga o seu pipeline tal como está hoje, em folha de cálculo ou no CRM. A conversa é sobre ele: que fases tem, como se calcula a probabilidade de cada uma e o que falta para o forecast sair do CRM sem ninguém o refazer.
Inubia, marca do grupo Brasfone. Consultoria de CRM, automação comercial e Revenue Operations para PME. Parceiro Oficial Platinum do Pipedrive, com sede em Faro.